无锡开放大学档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和管理等各项工作中的作用，更好地为学校的改革、建设与发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》《无锡市档案管理条例》等规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 学校的各类档案是指本校师生员工在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校建设的重要基础工作之一，是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志，也是学校评估工作的重要内容。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一，做到“四同步”，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 学校各部门和全体师生员工应遵守本办法，并都有收集、整理、立卷、归档、保护、利用的权利和义务。
第五条 学校各类档案是学校各项工作的真实历史记录和宝贵财富，实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二章 领导体制和机构设置
第六条 学校档案工作由上级教育行政管理部领导，同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第七条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。学校成立档案工作领导小组。
第八条 学校党政办公室是学校档案工作的管理部门，档案室是具体负责统一管理全校各门类档案的机构，隶属党政办公室。
第九条 学校实行部门立卷归档制度，各立卷部门负责人主管本部门的档案工作，并确定1名工作人员具体承办本部门档案管理工作。
第十条 学校档案室的基本职责
（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策、法令、规定，规划全校档案工作；
（二）制订和组织实施学校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管、保护学校的各类档案及有关资料；
（四）开展和做好档案开放和利用工作；
（五）开展档案编研和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用；
（六）建立健全学校档案工作网络，负责对学校档案工作人员进行业务培训；
（七）开展档案宣传工作和利用者教育活动，不断提高全校师生员工的档案意识；
（八）做好防火、防盗、防虫、防水、防潮、防鼠、防尘、防高温、防强光（以下简称“九防”）工作，确保档案安全；
（九）使用和维护好“档案管理系统”，做好电子文件的管理工作；
（十）严格执行保密制度，做好档案的守密、解密工作；
（十一）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第十一条 学校各部门具体负责档案管理工作人员的职责
（一）在本部门领导和学校档案室的指导下，实施学校档案工作计划、规划，贯彻执行学校档案工作的各项政策、规定；
（二）负责本部门在工作中形成的文件材料、声像材料、实物资料的收集、积累、整理、立卷和向学校档案室移交档案等工作。
第三章 经费、库房和设备
第十二条 档案工作所需经费列入学校年度预算，需重点建设时应单列专款或统筹安排。
第十三条 档案库房和业务用房应符合国家档案建筑设计规范，并配置相关设备，达到“九防”要求；存放声像等特殊载体档案应有相应设备，确保档案存放安全。
第十四条 学校应有计划地为档案室配置复印、缩微、扫描、电脑等设备，以适应档案管理现代化的需要。
第四章 文件材料的立卷归档
第十五条 学校建立归档制度，把档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到应归档文件材料完整、准确、系统地归档保存。
第十六条 学校所有工作人员在从事教学、科研、管理等各项活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照国家规定，收集齐全并及时交本部门档案工作人员，并移交至学校档案室实施集中管理，任何人不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，可通过征集、代管、捐赠等形式进行管理。
第十七条 学校各部门负责档案工作的人员对在工作中形成的文件材料，按其自然形成规律，进行系统整理、组卷，编制页码或件号，经档案室检查合格后在规定时间内向档案室移交。
第十八条 归档文件材料应质地优良、书绘工整、印章清晰、规格统一、签字齐备，文件和声像材料符合有关规范和标准。
第十九条 归档范围
凡是反映本校教学、科研、管理等各项工作活动，并具有查考利用价值的各种文件材料，均属归档范围，详见《无锡开放大学档案分类方案、归档范围、保管期限表（三合一制度）》。纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
第二十条 归档要求
（一）归档文件的制作和书写材料应当有利于长久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；
（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；
（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定;
（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；
（五）音像材料（包括照片、录音、录像、光盘等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。
第二十一条 归档时间
（一）各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档移交；
（二）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档移交；
（三）本单位负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时交有关人员归档；
（四）会计文件材料在年度终了后归档，由财务会计部门保管二年，向档案室移交；
（五）教职工人事管理文件材料办理完毕后，由人事管理部门整理并定期向档案室移交；
（六）实行文档一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应及时归档移交；
第五章 档案管理
第二十二条 学校档案室按照《无锡开放大学档案分类方案、归档范围、保管期限表（三合一制度）》，对档案进行统一分类、编目、排架。
第二十三条 学校档案室建立和健全有关规章制度。设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患及时向档案工作领导小组汇报解决。
第二十四条 学校档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案应及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十五条 档案鉴定与销毁
（一）档案鉴定销毁工作由档案鉴定销毁领导小组负责。档案鉴定销毁领导小组由学校分管领导、立卷部门负责人及档案室管理人员共同组成。
（二）鉴定销毁领导小组成员根据档案的保管期限对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。学校校长审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清册上签署意见。
（三）档案鉴定与销毁具体程序按照《无锡开放大学档案鉴定销毁制度》执行。
第二十六条 学校各类档案按其价值确定保管期限为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第二十七条 档案统计工作
（一）档案室在每年年初做好上年度档案工作基本情况统计，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
（二）对档案的收进、移出、销毁案卷数量、档案的利用等情况进行统计，建立健全统计台帐；
第六章 档案的利用与开放
第二十八条 学校档案室按照规定向全校和社会开放档案
（一）本校教职工利用一般档案资料，需经档案管理部门负责人同意，并填写《档案借阅登记簿》。
（二）校外人员利用本人的学籍、学位档案，须持本人身份证、毕业证书或毕业证复印件，说明利用目的后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人身份证并持有委托人的身份证、毕业证书复印件。如毕业证丢失须持本人所在工作单位证明和本人身份证。
（三）校外单位或个人利用学校文书档案，须持本人身份证和工作单位介绍信，由学校分管档案工作领导批准，办理利用手续。查阅重要档案须报校长批准。
（四）利用档案一般只限在阅览室查阅。本校部门或个人需外借者，应经学校分管档案工作领导批准。校外单位或个人因特殊情况确需外借者，须所在单位出具说明，报校长批准。
（五）对借出档案，档案管理部门要定期催还，发现意外，须在第一时间以书面形式及时汇报。
（六）利用档案时，禁止私自拆卷、勾划、涂改、抽换卷内文件和损坏、丢失各类载体档案，否则，予以严肃处理，并对反映本校历史沿革的永久保存的文献、实物等予以赔偿。
（七）未经本校授权，任何组织和个人无权公布档案。
（八）加盖档案管理部门印章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十九条 档案保密
（一）凡是上级发至学校带密级的档案，必须专柜放置和独立归档。
（二）档案工作人员要严格遵守党和国家的保密制度，严禁在公共场所和无关人员面前谈论档案内容。不看、不摘录、不复制含机密内容的档案。
（三）严格执行档案利用制度。利用人员不准将档案材料擅自带出档案室。未经档案管理人员同意，不准私自复制、摘录有关档案内容，确因工作需要，须学校分管档案工作领导批准，并严格履行手续。
（四）每工作日结束时，应将当日未办完的各类档案放回档案柜内，严禁乱放，以防丢失。
第三十条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，由学校给予行政处罚或依法追究刑事责任。
第七章 附件
第三十一条 本办法自发布之日起执行。
第三十二条 本办法由党政办公室负责解释。
